Когда берём заказ или отдаем готовый - пишем номер заказа (номер сообщения с заказом)
вот пример что ставить:
заказ (35)
беру
или
заказ (35)
готов
Отдавая Заказ отправляем ЛС заказчику с ссылкой на страницу где находиться их заказ, что бы не спрашивали готов ли он или нет..